Сьомий апеляційний адміністративний суд розповів про особливості ведення та зберігання особових справ державних службовців.

Особова справа державного службовця – це комплекс документів, у якому міститься найповніша інформація про його біографічні дані, відображення вступу, проходження та припинення державної служби державним службовцем.

Формування особової справи розпочинається з вступу на державну службу або іншого призначення на посаду державного службовця.

Особова справа формується з документів у такій послідовності:

особова картка державного службовця встановленого зразка;

текст Присяги державного службовця, скрiплений пiдписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

копія паспорта державного службовця;

копія облікової картки фізичної особи – платника податків;

копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

копія військового квитка (за наявності);

копії документів про надані пільги (за наявності);

довідка про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» або копія відповідної довідки;

довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;

заява про призначення на посаду;

копія акта про призначення на посаду;

витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців;

Далі документи додаються до особової справи у хронологічному порядку.

Особову справу нумерують та вносять відомості до журналу обліку особових справ державних службовців не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду. Кожну особову справу підшивають в окрему папку формату А4, на якiй зазначають прізвище, ім’я, по батькові державного службовця, порядковий номер особової справи.

Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом, і тому їх зберігають в опечатаних металевих шафах або сейфах.

Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до вимог статті 10 Закону України «Про захист персональних даних».

Після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом протягом двох років, але окремо від особових справ тих державних службовців, які продовжують службу.

Після закінчення двох років такі особові справи передають до архіву у порядку, визначеному інструкцією з діловодства.

Джерело

Поділитися