05.06.2020 набрав чинності НАКАЗ НАДС «Про затвердження форми Особової картки державного службовця» від 19.05.2020  № 77-20 (далі – Наказ № 77-20).

Особливість чергової заміни  форми Особової картки державного службовця, очевидно, зумовлена необхідністю переведення особових справ в електронний варіант, внесення і зберігання її в інформаційній системі управління людськими ресурсами.

Відповідно до Наказу № 77-20, за будь-яких технічних умов Особова картка державного службовця нового зразка оформлюється в електронній формі.

За наявності у державному органі інформаційної системи управління людськими ресурсами Особова картка зберігається в особовій справі у такій інформаційній системі  – без необхідності роздруковувати і підшивати до паперової особової справи. Зважте, що у такому випадку повинен бути проставлений кваліфікований електронний підпис. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

За відсутності у державному органі інформаційної системи управління людськими ресурсами заповнена Особова картка друкується та зберігається в особовій справі (з використанням власноручного підпису).


Читайте також:

Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом i мають зберiгатися в опечатаних металевих шафах або сейфах. Тому виникає питання права зберігання Особових карток державних службовців поза межами захищеної інформаційної системи. Відтак, можна припустити, що користь від набраної на комп’ютері особової картки державного службовця буде така ж як і від заповненої вручну. Власне, юридичну силу вони матимуть однакову.

Наразі є оприлюднення Наказу № 77-20 на сторінці zakon.rada.gov.ua, але з переліку наказів НАДС цей наказ вилучено. Окрім того, також немає уточнення що робити з Особовими картками старого зразку – наказу про їх скасування немає і в Наказі№ 77-20 про це також нічого не говориться.

Тому поспішати із заміною Особових карток, поки не проясниться ситуація – не варто.

З досвіду попередніх замін Особових карток, усі старі особові картки потрібно буде актуалізувати (переписати на нові) в електронному вигляді, бажано із внесенням в інформаційну систему управління людськими ресурсами.

За умови остаточної визначеності із заміною особової картки державного службовця, потрібно уважно подивитися на відмінності. Зміни відомості в Особовій картці здійснюється шляхом їх оновлення в інформаційній системі управління людськими ресурсами або заміни відповідних сторінок в роздрукованій формі.

Вилучені повністю з особових справ Особові картки необхідно сформувати в окрему справу та зберігати в службі управління персоналом.

Попри відсутність Наказу № 77-20 на сайті НАДС, він все ж набув чинності і є зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 травня 2020 р. за № 461/34744. Відтак, на всіх новоприйнятих оформлюється Особова картка за новою формою в електронному вигляді із внесенням в інформаційну систему управління людськими ресурсами, або друком і зберіганням в особовій справі.

Поділитися